Anleitung: Objekte & Ressourcen buchen mit roomSimple

roomSimple ist die einfache Buchungsverwaltung für Objekte aller Art – Räume, Tische, Geräte und andere Dinge. Diese Anleitung erklärt Schritt für Schritt, wie Sie buchen, Ihre Termine verwalten und was hinter dem Genehmigungs-Ablauf steckt.

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1. Anmelden

• Öffnen Sie die Startseite und klicken Sie oben rechts auf Login.
• Nach der Anmeldung landen Sie automatisch im Bereich Ihrer Organisation (eigene Subdomain).
• In der Navigation finden Sie die zwei wichtigsten Punkte: Kalender und Buchungen.

2. Der Kalender

• Der Kalender startet in der Arbeitswoche (Mo–Fr); über die Buttons oben wechseln Sie zu Monat, voller Woche, Tag oder Agenda-Liste. Auf dem Smartphone startet die Tagesansicht.
• Sichtbar ist zunächst die Kernzeit 8:00–18:00 Uhr – frühere und spätere Zeiten erreichen Sie durch Scrollen im Kalender.
• Jedes Objekt hat eine eigene Farbe. Über die Checkboxen oberhalb des Kalenders filtern Sie nach Objekten – jeder Klick filtert sofort.
• Gestrichelte, halbtransparente Termine sind noch nicht bestätigte Anfragen; volle Farbe bedeutet bestätigt.
• Ein Tooltip (Maus über dem Termin) zeigt Objekt, Buchenden, Einheit, Status und ggf. die Serie.

3. Einen Termin buchen

• Klicken/Tippen Sie im Kalender auf einen freien Zeitpunkt – die Buchungsmaske öffnet sich mit vorbelegtem Beginn (Ende automatisch +1 Stunde).
• Oder ziehen Sie mit gedrückter Maustaste über den gewünschten Zeitraum (Smartphone: kurz gedrückt halten und ziehen) – Beginn und Ende werden exakt übernommen.
• Alternativ nutzen Sie den Button Neue Buchung; ohne konkrete Auswahl wird heute 8:00–9:00 Uhr vorgeschlagen.
• Ist im Kalender genau ein Objekt gefiltert, ist er in der Maske bereits ausgewählt – ansonsten der Standard-Objekt Ihrer Organisation.
• Wählen Sie die Buchungseinheit (minutengenau, stunden-, tage-, wochen- oder monatsweise) – sie muss für das Objekt erlaubt sein. Manche Objekte haben zudem eine Mindest- oder Maximaldauer.
• Verschieben Sie das "Beginn"-Feld, wandert das "Ende"-Feld automatisch mit – der Abstand bleibt erhalten.
• Belegte Zeiträume werden abgelehnt: Sie sehen eine Meldung mit der kollidierenden Buchung und können einen anderen Zeitraum wählen.

4. Genehmigung von Buchungen

• Ihre Buchung startet in der Regel als Angefragt – ein Administrator bestätigt sie oder lehnt sie ab. Über beides werden Sie per E-Mail informiert.
• Bei Objekten mit der Einstellung "Keine Freigabe nötig" ist Ihre Buchung sofort bestätigt.
• Wichtig: Ändern Sie später Zeitraum oder Objekt einer bestätigten Buchung, muss sie erneut genehmigt werden.

5. Erinnerungen

• In der Buchungsmaske ist "An Buchung erinnern" mit 1 Tag Vorlauf vorausgewählt.
• Sie können den Vorlauf frei wählen (x Tage oder x Stunden vorher) oder die Erinnerung abwählen.
• Die Erinnerung kommt per E-Mail; wird der Termin verschoben, gilt automatisch die neue Zeit.

6. Wiederkehrende Buchungen (Serien)

• Beim Anlegen wählen Sie unter Wiederholung z. B. "Wöchentlich" und ein Enddatum – so entsteht etwa "jeden Montag 8–10 Uhr bis Jahresende".
• Rhythmen: täglich, jeden Werktag (Mo–Fr), wöchentlich, alle 2 Wochen, monatlich.
• Bereits belegte Einzeltermine werden übersprungen und gemeldet; alle anderen werden angelegt.
• In der Buchungsliste erscheint die Serie als ein Eintrag mit Serie-Kennzeichen – über den Pfeil-Button klappen Sie die Einzeltermine auf.
• Beim Bearbeiten eines Serientermins entscheiden Sie: nur diesen Termin ändern oder diesen und alle folgenden (die Restserie wird um dieselbe Zeitdifferenz verschoben).
• Am Serienkopf können Sie alle kommenden Termine der Serie auf einmal stornieren.

7. Buchungen verwalten

• Unter Buchungen sehen Sie Ihre aktuellen und kommenden Termine; über "Auch vergangene" blenden Sie die Historie ein. Die Objektfilter funktionieren wie im Kalender.
• Bearbeiten: über das Stift-Symbol oder per Klick auf den Termin im Kalender. Eigene Termine können Sie im Kalender auch direkt ziehen (verschieben) oder am unteren Rand in der Dauer ändern.
• Stornieren (gelbes ✕): der Termin bleibt sichtbar, gibt den Zeitraum aber sofort wieder frei.
• Endgültig löschen (Papierkorb bzw. roter Button in der Bearbeiten-Maske): entfernt die Buchung unwiderruflich – mit doppelter Sicherheitsabfrage.

8. Für Administratoren

• Objekte (Hauptnavigation): buchbare Objekte anlegen – mit Standort, Kapazität, Kalenderfarbe, erlaubten Buchungseinheiten, Mindest-/Maximaldauer und Hierarchie (z. B. ein Tisch, der zu einem Raum gehört).
• Ein Objekt kann Standard sein (bei neuen Buchungen vorausgewählt) und die Freigabepflicht abschalten ("Keine Freigabe durch den Admin nötig").
• Offene Anfragen finden Sie unter Buchungen im Tab "Offene Anfragen" – einzeln oder als ganze Serie bestätigen/ablehnen; über neue Anfragen werden Sie per E-Mail informiert.
• Admins können Buchungen auch für andere Benutzer anlegen ("Gebucht für" mit Suchfeld).
• Unter Tenant-Verwaltung lassen sich Markenfarbe und Logo der Organisation hinterlegen.

9. roomSimple auf dem Smartphone

• Alle Seiten sind mobiltauglich; Tabellen werden zu übersichtlichen Karten.
• Kalender: Tippen bucht, kurz halten und ziehen wählt einen Zeitraum, halten und verschieben bewegt eigene Termine.