Anleitung: Räume & Ressourcen buchen mit roomSimple

roomSimple ist die einfache Buchungsverwaltung für Räume, Tische, Geräte und andere Dinge ("Elemente"). Diese Anleitung erklärt Schritt für Schritt, wie Sie buchen, Ihre Termine verwalten und was hinter dem Genehmigungs-Ablauf steckt.

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1. Anmelden

• Öffnen Sie die Startseite und klicken Sie oben rechts auf Login.
• Nach der Anmeldung landen Sie automatisch im Bereich Ihrer Organisation (eigene Subdomain).
• In der Navigation finden Sie die zwei wichtigsten Punkte: Kalender und Buchungen.

2. Der Kalender

• Der Kalender startet in der Arbeitswoche (Mo–Fr); über die Buttons oben wechseln Sie zu Monat, voller Woche, Tag oder Agenda-Liste. Auf dem Smartphone startet die Tagesansicht.
• Sichtbar ist zunächst die Kernzeit 8:00–18:00 Uhr – frühere und spätere Zeiten erreichen Sie durch Scrollen im Kalender.
• Jedes Element hat eine eigene Farbe. Über die Checkboxen oberhalb des Kalenders filtern Sie nach Elementen – jeder Klick filtert sofort.
• Gestrichelte, halbtransparente Termine sind noch nicht bestätigte Anfragen; volle Farbe bedeutet bestätigt.
• Ein Tooltip (Maus über dem Termin) zeigt Element, Buchenden, Einheit, Status und ggf. die Serie.

3. Einen Termin buchen

• Klicken/Tippen Sie im Kalender auf einen freien Zeitpunkt – die Buchungsmaske öffnet sich mit vorbelegtem Beginn (Ende automatisch +1 Stunde).
• Oder ziehen Sie mit gedrückter Maustaste über den gewünschten Zeitraum (Smartphone: kurz gedrückt halten und ziehen) – Beginn und Ende werden exakt übernommen.
• Alternativ nutzen Sie den Button Neue Buchung; ohne konkrete Auswahl wird heute 8:00–9:00 Uhr vorgeschlagen.
• Ist im Kalender genau ein Element gefiltert, ist es in der Maske bereits ausgewählt – ansonsten das Standard-Element Ihrer Organisation.
• Wählen Sie die Buchungseinheit (minutengenau, stunden-, tage-, wochen- oder monatsweise) – sie muss für das Element erlaubt sein. Manche Elemente haben zudem eine Mindest- oder Maximaldauer.
• Verschieben Sie das "Beginn"-Feld, wandert das "Ende"-Feld automatisch mit – der Abstand bleibt erhalten.
• Belegte Zeiträume werden abgelehnt: Sie sehen eine Meldung mit der kollidierenden Buchung und können einen anderen Zeitraum wählen.

4. Genehmigung von Buchungen

• Ihre Buchung startet in der Regel als Angefragt – ein Administrator bestätigt sie oder lehnt sie ab. Über beides werden Sie per E-Mail informiert.
• Bei Elementen mit der Einstellung "Keine Freigabe nötig" ist Ihre Buchung sofort bestätigt.
• Wichtig: Ändern Sie später Zeitraum oder Element einer bestätigten Buchung, muss sie erneut genehmigt werden.

5. Erinnerungen

• In der Buchungsmaske ist "An Buchung erinnern" mit 1 Tag Vorlauf vorausgewählt.
• Sie können den Vorlauf frei wählen (x Tage oder x Stunden vorher) oder die Erinnerung abwählen.
• Die Erinnerung kommt per E-Mail; wird der Termin verschoben, gilt automatisch die neue Zeit.

6. Wiederkehrende Buchungen (Serien)

• Beim Anlegen wählen Sie unter Wiederholung z. B. "Wöchentlich" und ein Enddatum – so entsteht etwa "jeden Montag 8–10 Uhr bis Jahresende".
• Rhythmen: täglich, jeden Werktag (Mo–Fr), wöchentlich, alle 2 Wochen, monatlich.
• Bereits belegte Einzeltermine werden übersprungen und gemeldet; alle anderen werden angelegt.
• In der Buchungsliste erscheint die Serie als ein Eintrag mit Serie-Kennzeichen – über den Pfeil-Button klappen Sie die Einzeltermine auf.
• Beim Bearbeiten eines Serientermins entscheiden Sie: nur diesen Termin ändern oder diesen und alle folgenden (die Restserie wird um dieselbe Zeitdifferenz verschoben).
• Am Serienkopf können Sie alle kommenden Termine der Serie auf einmal stornieren.

7. Buchungen verwalten

• Unter Buchungen sehen Sie Ihre aktuellen und kommenden Termine; über "Auch vergangene" blenden Sie die Historie ein. Die Elementfilter funktionieren wie im Kalender.
• Bearbeiten: über das Stift-Symbol oder per Klick auf den Termin im Kalender. Eigene Termine können Sie im Kalender auch direkt ziehen (verschieben) oder am unteren Rand in der Dauer ändern.
• Stornieren (gelbes ✕): der Termin bleibt sichtbar, gibt den Zeitraum aber sofort wieder frei.
• Endgültig löschen (Papierkorb bzw. roter Button in der Bearbeiten-Maske): entfernt die Buchung unwiderruflich – mit doppelter Sicherheitsabfrage.

8. Für Administratoren

• Element-Verwaltung (Menü Administration): Räume, Tische, Geräte und Dinge anlegen – mit Typ, Standort, Kapazität, Kalenderfarbe, erlaubten Buchungseinheiten, Mindest-/Maximaldauer und Hierarchie (z. B. Tisch in Raum).
• Ein Element kann Standard sein (bei neuen Buchungen vorausgewählt) und die Freigabepflicht abschalten ("Keine Freigabe durch den Admin nötig").
• Offene Anfragen finden Sie unter Buchungen im Tab "Offene Anfragen" – einzeln oder als ganze Serie bestätigen/ablehnen; über neue Anfragen werden Sie per E-Mail informiert.
• Admins können Buchungen auch für andere Benutzer anlegen ("Gebucht für" mit Suchfeld).
• Unter Tenant-Verwaltung lassen sich Markenfarbe und Logo der Organisation hinterlegen.

9. roomSimple auf dem Smartphone

• Alle Seiten sind mobiltauglich; Tabellen werden zu übersichtlichen Karten.
• Kalender: Tippen bucht, kurz halten und ziehen wählt einen Zeitraum, halten und verschieben bewegt eigene Termine.