Vertrag zur Auftragsverarbeitung
nach Art. 28 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
zwischen dem Betreiber eines Bereichs bei roomSimple (im Folgenden „Verantwortlicher") und der Kursimple GmbH, Am alten Güterbahnhof 7-11, 49716 Meppen (im Folgenden „Auftragsverarbeiter").
1. Gegenstand und Dauer
Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen die Anwendung roomSimple bereit. Dabei verarbeitet er personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen. Der Vertrag gilt, solange der Verantwortliche einen Bereich bei roomSimple betreibt.
2. Art, Zweck und Umfang der Verarbeitung
- Zweck: Verwaltung und Buchung von Räumen, Plätzen und anderen Objekten einschließlich Benachrichtigungen per E-Mail.
- Art der Daten: Name, E-Mail-Adresse, Profilbild (freiwillig), Buchungen mit Zeitraum, Titel und Beschreibung, Rolle im Bereich, technische Protokolldaten.
- Betroffene Personen: die vom Verantwortlichen zugelassenen Nutzer seines Bereichs, z. B. Beschäftigte, Mitglieder, Kunden oder Gäste.
3. Weisungen
Der Auftragsverarbeiter verarbeitet die Daten nur auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen. Als Weisung gelten dieser Vertrag sowie die Einstellungen und Eingaben des Verantwortlichen in roomSimple. Hält der Auftragsverarbeiter eine Weisung für rechtswidrig, weist er den Verantwortlichen darauf hin.
4. Vertraulichkeit
Der Auftragsverarbeiter setzt nur Personen ein, die zur Vertraulichkeit verpflichtet sind.
5. Technische und organisatorische Maßnahmen
Der Auftragsverarbeiter trifft angemessene Maßnahmen zum Schutz der Daten nach Art. 32 DSGVO. Dazu gehören insbesondere:
- verschlüsselte Übertragung (HTTPS)
- Speicherung von Passwörtern ausschließlich als nicht umkehrbarer Prüfwert
- Trennung der Daten der einzelnen Bereiche
- Zugriff auf Server und Datenbank nur für befugte Personen
- Schutz vor automatisierten Anmelde- und Registrierungsversuchen
- tägliche Datensicherung, die vier Wochen aufbewahrt wird
6. Weitere Auftragsverarbeiter
Der Verantwortliche stimmt dem Einsatz der folgenden weiteren Auftragsverarbeiter zu. Über geplante Änderungen informiert der Auftragsverarbeiter vorab; der Verantwortliche kann widersprechen.
- Menke Werbe GmbH, Am alten Güterbahnhof 7-11, 49716 Meppen – Betrieb der Server, Serverstandort Deutschland
7. Unterstützung des Verantwortlichen
Der Auftragsverarbeiter unterstützt den Verantwortlichen im Rahmen des Zumutbaren bei Anfragen betroffener Personen (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Datenübertragbarkeit) sowie bei den Pflichten nach Art. 32 bis 36 DSGVO.
8. Meldung von Datenschutzverletzungen
Wird dem Auftragsverarbeiter eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten bekannt, die den Bereich des Verantwortlichen betrifft, informiert er ihn unverzüglich.
9. Löschung und Rückgabe
Nach Ende der Nutzung löscht der Auftragsverarbeiter die Daten des Bereichs, sofern keine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung besteht. Auf Wunsch stellt er dem Verantwortlichen die Daten zuvor in einem gängigen Format bereit.
10. Nachweise und Kontrollen
Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen auf Anfrage die Informationen zur Verfügung, die zum Nachweis der Einhaltung dieses Vertrags erforderlich sind, und ermöglicht Überprüfungen in angemessenem Umfang.
11. Zustandekommen
Dieser Vertrag kommt zustande, wenn der Verantwortliche einen Bereich bei roomSimple anlegt und dabei diesem Vertrag zustimmt.
Stand: Oktober 2026